Yaka kartı basımı ve QR ile kapı kontrolü
Kongrelerde yaka kartları çoğu zaman ayrı bir tabloda hazırlanır, kapıda da kâğıt listeyle kontrol yapılır. Basılmayan kart, yanlış isim ve mükerrer giriş bu dağınıklıktan doğar.
DigiHolly’de katılımcı kaydedildiği anda DLG ile başlayan yaka numarası ve QR kodu üretilir. Henüz basılmamış kartlar listede ayrı görünür; seçtiğiniz kartları toplu yazdırırsınız, basılanlar işaretlenir.
Salon girişinde barkod okuyucu karttaki QR’ı okur, gerekirse yaka numarası elle yazılır. Kişi daha önce giriş yaptıysa ekran uyarır ve son girişler listede kalır.
- Katılımcı, konuşmacı ve organizasyon ekibi ayrı tiplerde tutulur
- Kurum ve ünvan yaka kartında yer alır
- Katılımcının odası rooming list satırına bağlanır
RFP’den onaylı etkinliğe
Talepler e-posta ve telefon arasında dağıldığında hangi teklifin hangi aşamada olduğu takip edilemez. DigiHolly’de her talep RFP numarasıyla kaydedilir; benzer bir teklif için kopyası taslak olarak çoğaltılır, onaylanan talep etkinliğe dönüşür.
Etkinlik türü konferans, teşvik gezisi, toplantı, fuar veya düğün olabilir. Durum hazırlık, onaylı, devam ediyor, tamamlandı veya iptal olarak izlenir. Kongre oteli ve salon ayrı kartlarda tutulur.
Konaklama, VIP transfer ve etkinlik bütçesi
Rooming list otel, oda numarası, oda tipi, giriş-çıkış, kişi sayısı ve konfirmasyon numarasını tek satırda tutar; özel istekler de aynı satıra yazılır. Otele gönderilecek liste ayrıca derlenmez.
VIP transfer havalimanı, otel ve salon arasında planlanır. Ses, ışık ve diğer teknik ekipman envanteri etkinliğe bağlanır. Bütçe ekranı tedarikçi, ekipman ve transfer maliyetini bu kalemlerden okuyarak etkinlik bazında gösterir.
